インボイスの次は電子帳簿保存法の対応迫る！

電子帳簿保存法自体は昔からありまして、

①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の３つに区分されます

①電子帳簿等保存というのは、会計ソフトや申告ソフトで作成した帳簿データや申告書データなどを紙に印刷することなくデータのまま保存するものです

②スキャナ保存というのは、紙の領収書や請求書、契約書など、取引の証拠となる書類をスキャナーでスキャンした電子データで保存するものです

③電子取引データ保存というのは、メールやサイトなどから受領した請求書などの電子データを紙に印刷することなくデータのまま保存するものです

ただデータで保存するだけなら、誰も文句は言わないと思います

問題は、保存する電子データにいくつかの要件があることです

電子帳簿保存法における保存データの要件は、

①タイムスタンプの付与

②関連書類の備え付け

③見読性の確保

④検索機能の確保

の４つです

このような要件が設定されている趣旨としては、

・保存データが改ざん・削除されていないこと

・保存データが検索・表示できるようにすること

の２点です

まあ、かなり大雑把に言うとそんな感じです

保存データが改ざんされていないことを担保するタイムスタンプを付与できるシステムを導入する、

システム概要を記載した関連書類を作成・備え付ける、

「取引年月日」「取引先」「取引金額」などで検索できるように保存データに情報を組み込む、

などの対応が必要です

タイムスタンプを付与するシステムの導入が難しければ、保存でーたの訂正や削除の防止に関する事務処理規定を作成し、その規定に沿った運用を行うことで代用することは可能です

保存データに「取引年月日」「取引先」「取引金額」などの情報を組み込むのが難しければ、保存データを格納するフォルダの命名規則や電子データ自体の命名規則を工夫することで、目的の保存データが容易に探し出せる状況になっていれば大丈夫です

電子帳簿保存法のうち、

①電子帳簿等保存、②スキャナ保存は今まで通り紙での保存でも構いませんが、

2024年1月から③電子取引データ保存は義務となります

その通りです